Bodegas, distribuidoras y mayoristas · Lima y todo el Perú
Inteligencia Artificial para bodegas y distribuidoras
El mismo cliente pide casi lo mismo cada semana, y alguien lo copia a mano a un Excel. Instalo un asistente de IA que toma el pedido por WhatsApp y lo deja escrito sin errores, y te avisa cuando un cliente habitual dejó de pedir.
El pedido se toma bien y se copia mal
Tomar pedidos por WhatsApp funciona. El problema empieza después: alguien tiene que leer veinte conversaciones y transcribirlas a un Excel todos los días, sin margen de error. Es una tarea que exige concentración total y no admite interrupciones, y en una distribuidora las interrupciones son constantes.
Un cero de más en una cantidad no se nota al escribirlo. Se nota cuando llega el camión. Para entonces, corregirlo cuesta dinero, un viaje adicional y parte de la confianza del cliente.
Hay una segunda pérdida que ni siquiera se ve. El cliente que pedía todas las semanas y dejó de pedir hace tres. Nadie lo notó, porque nadie está mirando quién falta: solo se atiende a quien escribe. Cuando alguien se da cuenta, ya está comprándole a otro.
Un pedido habitual, un lunes a las 08:12
Así toma el pedido el asistente cuando el cliente escribe «lo de siempre».
lunes
Ejemplo ilustrativo del funcionamiento del asistente. No corresponde a un cliente real.
El pedido ya quedó escrito, con las cantidades correctas, sin que nadie lo copie de un chat a una hoja. Y si don Luis dejara de escribir tres semanas seguidas, el sistema lo detecta y te avisa. Esa es la venta que hoy se pierde sin que nadie se entere.
Qué hace exactamente el asistente
Es un chatbot con Inteligencia Artificial que funciona sobre el mismo número de WhatsApp Business por el que ya te piden tus clientes. Ellos siguen escribiendo igual que siempre, incluso «lo de siempre».
Toma el pedido y lo deja escrito
Interpreta el mensaje como llega, repite el pedido completo para que el cliente lo confirme, y lo registra. Se acabó copiar de veinte chats a una hoja.
Recuerda qué pide cada cliente
Sabe cuál es el pedido habitual de cada uno, así que «lo de siempre» deja de ser un mensaje que alguien tiene que descifrar. Y si cambia una cantidad, la cambia solo esa.
Avisa cuando un cliente habitual deja de pedir
Es lo que más devuelve y lo que nadie hace. Si alguien que compraba todas las semanas lleva tres sin escribir, te lo dice, y todavía estás a tiempo de llamarlo.
Responde precios y disponibilidad
Qué hay, a cuánto está, cuál es el pedido mínimo, cuándo se reparte en su zona. Preguntas que hoy interrumpen a alguien que está despachando.
Deja todo en una hoja que puedes abrir
Los pedidos del día quedan ordenados en un solo sitio, listos para preparar el reparto, sin depender de que una persona los transcriba sin equivocarse.
Lo que conviene saber antes del primer pedido
¿Y si el cliente escribe mal, con abreviaturas o todo junto?
Justamente para eso sirve. «10 cj gaseosa pers» o «mándame lo mismo del martes» se entienden sin problema, y por eso el asistente siempre repite el pedido completo antes de registrarlo: el cliente confirma y el error se corrige ahí, no cuando llega el camión.
¿Puede cobrar o procesar pagos?
No, y no se lo pondría. Toma el pedido, confirma y registra. El cobro sigue como lo hagas hoy. Meter dinero en un flujo automático añade un riesgo que no compensa el ahorro, y además tus clientes ya tienen su forma de pagarte.
¿Dónde quedan los pedidos? No uso ningún sistema.
No hace falta que uses uno. Los pedidos pueden quedar en una hoja de cálculo que abres normal, sin instalar nada ni aprender un programa nuevo. Si más adelante tienes un sistema, se conecta.
¿Y si cambio los precios?
Se actualizan y el asistente empieza a dar los nuevos. Los precios los controlas tú: el asistente no negocia ni improvisa descuentos. Si un cliente pide un precio especial, deriva a una persona.
¿Sirve para una bodega chica o solo para distribuidoras grandes?
Sirve para las dos, pero rinde distinto. En una distribuidora el valor está en dejar de copiar pedidos a mano. En una bodega está más en responder rápido y en no perder al cliente que dejó de venir.
¿Puede armar una ruta de reparto?
Puede dejar los pedidos del día agrupados y ordenados, que es la mitad del trabajo. Optimizar la ruta en sí es otro proyecto y prefiero señalarlo con claridad en lugar de presentarlo como parte del mismo trabajo.
¿Cuánto demora tener el asistente tomando pedidos en mi bodega o distribuidora?
El diagnóstico puede estar en 48 horas. Tenerlo tomando pedidos depende de qué tan ordenada esté tu lista de productos y precios. Se empieza por los productos que mueven la mayor parte de tus ventas, no con el catálogo entero.
Julio López — Ingeniero de Computación y Sistemas con colegiatura vigente en el Colegio de Ingenieros del Perú (CIP 201388). Implemento Inteligencia Artificial en negocios y empresas del Perú, desde San Borja, Lima. Mi trabajo no termina en el documento. Dejo el asistente tomando pedidos dentro de tu operación. Trabajo como socio tecnológico de la distribuidora, y afino la lista de productos y los pedidos habituales contigo hasta que nadie tiene que corregir nada a mano. Más sobre mí →
Cuéntame cómo te llegan hoy los pedidos
Escríbeme y cuéntame cuántos pedidos recibes al día por WhatsApp y quién los transcribe. Si considero que puedo ayudarte, te lo diré. Si considero que no, también.
O por correo: julio@julioia.tech
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